DPA · Accordo sul trattamento dei dati

1. Ruoli

Per i dati personali dei clienti finali, prospect e altri interessati trattati attraverso Hollau per conto dell’attività cliente:

• l’attività cliente agisce normalmente come Titolare del trattamento;
• Daftminds SRLS, tramite Hollau, agisce normalmente come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I ruoli possono essere diversi per specifici trattamenti in cui Daftminds determina autonomamente finalità e mezzi; in tali casi si applica la Privacy policy Hollau.

2. Oggetto e durata

Il trattamento ha per oggetto l’erogazione del servizio Hollau e dura per il periodo in cui il cliente usa il servizio, oltre al tempo strettamente necessario per restituzione, cancellazione, backup, obblighi legali o tutela dei diritti secondo quanto concordato.

3. Natura e finalità

• gestione conversazioni sui canali collegati;
• gestione di disponibilità, prenotazioni, modifiche, cancellazioni e lista d’attesa;
• gestione rubrica clienti e storico operativo;
• invio di promemoria e comunicazioni operative;
• produzione di statistiche e indicatori per l’attività cliente;
• campagne marketing solo su istruzione/autorizzazione dell’attività e nel rispetto della base giuridica indicata dal titolare;
• assistenza tecnica, sicurezza, prevenzione abusi e manutenzione.

4. Interessati e categorie di dati

5. Categorie particolari di dati

Hollau non deve essere configurato per raccogliere intenzionalmente categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, salvo che ciò sia stato valutato espressamente, sia necessario per il servizio e siano state definite base giuridica, istruzioni e misure adeguate. Il cliente deve evitare di inserire dati sanitari o altri dati sensibili non necessari.

6. Istruzioni del Titolare

Daftminds tratta i dati personali solo sulla base di istruzioni documentate del cliente, costituite dal contratto, dalla configurazione Hollau, dalle regole impostate nel servizio e dalle richieste autorizzate tramite il pannello o altri canali concordati.

7. Riservatezza

Daftminds assicura che le persone autorizzate a trattare i dati siano soggette a obblighi di riservatezza appropriati e accedano ai dati solo per le finalità necessarie al servizio.

8. Sicurezza

Daftminds adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e le mantiene aggiornate in relazione all’architettura effettiva del servizio. Prima del go-live commerciale va allegata o resa disponibile una scheda TOM coerente con l’implementazione reale: [[TOM / MISURE TECNICHE DA DOCUMENTARE]].

9. Sub-responsabili

Il cliente autorizza in via generale l'uso dei sub-responsabili e dei fornitori tecnici necessari all'erogazione di Hollau. In base ai canali e alle funzioni attivate, il servizio può coinvolgere:

L'elenco copre i fornitori previsti dall'architettura Hollau. Non tutti trattano necessariamente i dati di ogni cliente: dipende dai canali e dalle funzioni effettivamente attivati.

Daftminds mantiene l'elenco aggiornato quando cambia un fornitore rilevante e applica, ove richiesto, accordi sul trattamento dei dati e meccanismi conformi al GDPR per i trasferimenti internazionali.

10. Assistenza per i diritti degli interessati

Tenuto conto della natura del trattamento, Daftminds assiste il cliente, per quanto possibile, nel rispondere alle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione relative ai dati trattati tramite Hollau.

11. Violazioni di dati personali

Daftminds informa il cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi dati trattati per conto del cliente e fornisce le informazioni disponibili necessarie a valutarne gli obblighi di notifica.

12. DPIA, consultazioni e compliance

Daftminds presta assistenza ragionevole al cliente, tenuto conto delle informazioni disponibili e della natura del trattamento, per valutazioni d’impatto, consultazioni preventive e altri obblighi previsti dagli artt. 32–36 GDPR.

13. Cancellazione o restituzione

Alla cessazione del servizio, su scelta del cliente e salvo obblighi legali, Daftminds cancella o restituisce i dati personali trattati per conto del cliente secondo la procedura prevista dal contratto.

[[TEMPI E PROCEDURA DI EXPORT/CANCELLAZIONE DA DEFINIRE]]

14. Audit e informazioni

Daftminds mette a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente DPA e consente verifiche secondo modalità che tutelino sicurezza, riservatezza e continuità del servizio, con preavviso e limiti da definire nel contratto commerciale.

15. Trasferimenti internazionali

Daftminds non effettua trasferimenti internazionali per conto del cliente se non in presenza di un meccanismo conforme al GDPR e in coerenza con l’elenco dei sub-responsabili effettivamente utilizzati.

16. Prevalenza

In caso di conflitto tra questo DPA e altri termini commerciali, per le materie relative al trattamento dei dati personali prevalgono le clausole specifiche del DPA, salvo diversa pattuizione lecita tra le parti.